Quy trình chuẩn bị hồ sơ Thạc sĩ

Quy trình chuẩn bị hồ sơ apply bậc Thạc sĩ

(đối với bậc Cử nhân, các bạn vẫn có thể tham khảo nội dung này)

Vì mình học Thạc sĩ (diện tự do, chưa có cơ quan công tác) nên mình sẽ mô tả chi tiết các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho các bạn apply bậc học này.

Mô tả quy trình cơ bản:

(1) Bạn chuẩn bị và nộp hồ sơ cho phía Hungary và phía Việt Nam, mỗi phía một bộ hồ sơ riêng;

(2) Cục HTQT - BGDĐT sẽ xem xét hồ sơ và trình Bộ ký duyệt chính thức đề cử (hoặc không đề cử) bạn để phía Hungary tiếp tục quá trình xét tuyển (chỉ khi bạn được Việt Nam đề cử chính thức thì phía Hungary mới tiếp nhận xem xét hồ sơ của bạn);

(3) Hệ thống DreamApply sẽ gửi hồ sơ của bạn về (các) trường mà bạn đăng ký;

(4) (Các) Trường sẽ xem xét hồ sơ của bạn và tiến hành kiểm tra đầu vào đối với bạn (phỏng vấn/viết/...);

(5) (Các) Trường thông báo kết quả kiểm tra đầu vào (bạn đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được nhận vào trường);

(6) Nếu bạn được trường báo kết quả đầu vào là "Appceptable", Quỹ Tempus sẽ xem xét hồ sơ của bạn và ra quyết định cuối cùng bạn có đậu Học bổng hay không.

Check list hồ sơ Thạc sĩ phía Việt Nam

Hồ sơ dự sơ tuyển (01 bộ) bằng tiếng Việt gồm các tài liệu trình bày trên giấy khổ A4, theo chiều dọc trang giấy và xếp theo thứ tự dưới đây (in đậm là những tài liệu ứng viên tự do chưa có cơ quan cần làm):

Công văn của cơ quan cử dự tuyển;

2. Cam kết việc làm (Mẫu 6) - xem kỹ phụ lục có yêu cầu thực hiện hay không;

3. Phiếu đăng ký dự tuyển (Mẫu 1-SĐH);

4. Bản cam kết nghĩa vụ của du học sinh được cử đi học nước ngoài có xác nhận của cơ quan (Mẫu 2a-SĐH đối với người đang công tác), có ý kiến bảo lãnh và chữ ký của bố, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp (Mẫu 2b-SĐH đối với người chưa công tác);

5. Sơ yếu lý lịch (Mẫu 2c-BNV/2008 đối với người đang công tác hoặc Mẫu 3 đối với người chưa công tác) được đóng dấu giáp lai vào ảnh và các trang đúng quy định. Lưu ý kê khai đủ các mục có trong Sơ yếu lý lịch;

6. Bản sao công chứng các quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động;

7. Bản sao công chứng sổ bảo hiểm xã hội đối với trường hợp ứng viên là người lao động hợp đồng (không phải là công chức, viên chức) hoặc giấy xác nhận đóng bảo hiểm xã hội do cơ quan công tác và cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận (Mẫu 4) nếu chưa được cấp sổ bảo hiểm xã hội;

8. Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, bảng điểm toàn khóa đại học (trường hợp văn bằng do nước ngoài cấp phải nộp bản dịch công chứng hợp lệ sang tiếng Việt);

9. Bản sao công chứng giấy công nhận văn bằng do Cục Quản lý chất lượng - Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp (đối với trường hợp tốt nghiệp đại học ở nước ngoài nhưng không do Bộ Giáo dục và Đào tạo cử đi học hoặc tốt nghiệp các chương trình đào tạo đại học phối hợp với nước ngoài thực hiện tại Việt Nam);

10. Văn bản đề cử, tiếp nhận học chuyển tiếp sinh thạc sĩ của cơ sở đào tạo trong nước và tại Hung-ga-ri (nếu có và nếu bằng tiếng nước ngoài thì phải nộp bản dịch hợp lệ sang tiếng Việt);

11. Danh mục các công trình nghiên cứu đã công bố hoặc giấy công nhận công trình nghiên cứu (nếu có) có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền;

12. Bản sao công chứng chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Hung-ga-ri/tiếng Anh (theo quy định);

13. Giấy khám sức khỏe của bệnh viện đa khoa cấp tỉnh, thành phố trong đó xác nhận đủ điều kiện đi học nước ngoài;

14. Các giấy tờ khác (nếu có).

Lưu ý: Các bản sao, bản dịch phải có xác nhận hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền; mỗi loại giấy tờ nếu nhiều hơn 01 trang thì phải có dấu giáp lai; giấy tờ có ảnh cần được đóng dấu giáp lai vào ảnh.

Check list hồ sơ Thạc sĩ phía Hungary

Hồ sơ dự sơ tuyển bằng tiếng Anh gồm bản scan các tài liệu sau:

1. Hộ chiếu cá nhân

2. Chứng chỉ ngoại ngữ (thường các bạn sẽ chọn IELTS)

3. Bằng cử nhân (bản tiếng Anh - nếu bằng của bạn có sẵn tiếng Anh thì không phải dịch)

4. Bảng điểm (bản tiếng Anh - nếu bảng điểm của bạn có sẵn tiếng Anh thì không phải dịch)

5. Thư động lực - Motivation Letter

6. Giấy khám sức khoẻ theo form của Hungary (tiếng Anh - giấy này bạn có thể nộp sau khi có kết quả đề cử chính thức của Việt Nam)

7. Thư giới thiệu (nếu trường bạn đăng ký có yêu cầu)

8. Các giấy tờ minh chứng cho thành tích hoạt động ngoại khoá, thành tích mà bạn cung cấp thông tin khi apply

1. Về hồ sơ online nộp cho phía Hungary trên DreamApply

Trong mục này mình sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế quá trình apply của mình để các bạn dễ dàng chuẩn bị và thực hiện đăng ký. Đồng thời, bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn chính thức của Quỹ Tempus đối với Học bổng SH năm 2025/2026 bản pdf tại đây hoặc qua các video Youtube của Quỹ Tempus tại đây.

Bước 1: Tạo tài khoản trên DreamApply

Bạn tạo tài khoản cá nhân trên trang web chính thức của Học bổng Stipendium Hungaricum phía Hungary.

Link website: https://apply.stipendiumhungaricum.hu

Mục đích: Trước hết, tài khoản DreamApply là bắt buộc để bạn nộp hồ sơ online phía Hungary. Tiếp theo bạn cần mã hồ sơ online trên trang DreamApply để điền vào phiếu đăng ký dự tuyển cho hồ sơ phía Việt Nam.

Lưu ý:

Email đăng ký nên là email mà bạn quyết định sẽ dùng trong suốt quá trình apply Học bổng đối với cả Việt Nam và Hungary. Bạn nên sử dụng email với họ tên của bạn để sau này khi bạn gửi mail người nhận dễ dàng nhận ra bạn hơn, vd. nguyenvana@gmail.com, thay vì các email nickname như bingsucute@gmail.com;
Mọi thông tin cá nhân bạn cung cấp để tạo tài khoản DreamApply phải chính xác.

Bước 2: Chọn ngành, chọn trường

Tại trang chủ DreamApply bạn sẽ thấy trên thanh công cụ phía bên trái sẽ có hai dòng "Find programmes" và "Institutions", bạn chọn "Find programmes" và chọn "Academic terms" phù hợp, vd. cho năm 2025 là "Academic year 2025/2026". Sau đó bạn tìm từ khoá ngành mong muốn và chọn tìm ngành/trường để xem chi tiết các thông tin.

Bước 3: Cập nhật profile cá nhân

Bạn sẽ cung cấp các thông tin cá nhân, học vấn, HĐNK của mình vào hồ sơ đăng ký Học bổng của DreamApply. Phần này mình đã soạn khá chi tiết tại file Google Docs, bạn xem thêm tại đây.

Bước 4: Chuẩn bị các giấy tờ theo yêu cầu

Về cơ bản, tại thời điểm apply trên DreamApply bạn chỉ cần bản scan, theo chiều dọc các giấy tờ sau:

Hộ chiếu cá nhân;
Chứng chỉ IELTS;
Bằng cử nhân (bản tiếng Anh - nếu bằng của bạn có sẵn tiếng Anh thì không phải dịch);
Bảng điểm (bản tiếng Anh - nếu bảng điểm của bạn có sẵn tiếng Anh thì không phải dịch);
Thư động lực - Motivation Letter;
Giấy khám sức khoẻ theo form của Hungary (tiếng Anh - giấy này bạn có thể nộp sau khi có kết quả đề cử chính thức của Việt Nam);
Thư giới thiệu (nếu trường bạn đăng ký có yêu cầu);
Các giấy tờ minh chứng cho thành tích hoạt động ngoại khoá, thành tích mà bạn cung cấp thông tin khi apply.

Bước 5: Viết Motivation Letter

Motivation Letter (LOM - Letter of motivation - Thư động lực) chắc chắn là nội dung quan trọng hàng đầu trong hồ sơ đăng ký của bạn.

Vì sao?

- Vì thông qua LOM, bạn trả lời câu hỏi chính nhất "Tại sao bạn là ứng viên thích hợp nhận được Học bổng Stipendium Hungaricum?".

Thông thường, bạn sẽ viết thư gửi tới người đọc là Khoa/trường Đại học bạn dự định đăng ký. Nếu bạn đăng ký hai nguyện vọng ở hai trường khác nhau, bạn nên cân nhắc viết hai thư, mỗi thư cho mỗi trường. Quỹ Tempus và (các) trường Đại học bạn đăng ký sẽ là các bên liên quan đọc LOM của bạn một cách kỹ lưỡng để, kết hợp cùng các yếu tố khác, xem xét có hay không lựa chọn bạn.

Bạn có thể tham khảo ngay hình bên dưới để thấy rõ yêu cầu đối với LOM và những gì bạn nên đề cập trong bài viết của mình.

Bạn lưu ý, dung lượng tối đa của LOM là 4000 ký tự, KHÔNG phải 4000 từ. Từng dấu cách cũng được tính vào tổng số ký tự của bài viết.

Về hình thức, LOM nên được viết trên khổ A4, có chữ ký tươi và được upload dưới dạng bản scan pdf làm minh chứng. Khi apply, bạn copy toàn bộ nội dung bài viết (trừ mỗi chữ kỹ tươi của bạn vì khi đó bạn đã in ra, bạn nên đánh máy tên mình luôn thay vì ghi tên bằng bút mực khi ký), và paste vào khung Motivation như hình. Hệ thống sẽ tự động đếm số ký tự. Trong trường hợp bạn apply 2 nguyện vọng, thư cho trường nguyện vọng 1 bạn sẽ copy paste vào khung nội dung. Thư cho nguyện vọng hai bạn upload pdf trong mục Documents.

Riêng nội dung LOM mình có chia sẻ chi tiết hơn về cách viết, hình thức, tips phát triển ý tưởng trong mục Motivation Letter.

Bước 6: Khám sức khoẻ theo form của Hungary (tiếng Anh) - có thể thực hiện sau

Phía Hungary sẽ yêu cầu bạn thực hiện giấy khám sức khoẻ theo mẫu riêng bằng tiếng Anh của họ (xem mẫu). Đây là mẫu sử dụng cho những năm gần đây bao gồm HB năm 2024. Trong trường hợp phía Hungary có thay đổi mẫu thì bạn thực hiện theo mẫu mới của họ. Hướng dẫn chi tiết việc điền form và các nội dung trong form khi đi khám các bạn xem tại đây.

Tại Hà Nội, mình giới thiệu các bạn đi khám tại Bệnh viện Tràng An (đ/c: Số 59 Ngõ Thông Phong, Văn Chương, Đống Đa, Hà Nội). Họ đã quen khám cho sinh viên học bổng Stipendium Hungaricum nên dịch vụ nhanh gọn, thuận tiện và kết quả lấy nhanh trong ngày hoặc sang ngày hôm sau. Chi phí cho cả bản tiếng Việt và tiếng Anh khoảng 1tr5.

Tại TP. HCM bạn có thể tham khảo Bệnh viện Thống Nhất hoặc Bệnh viện Hoàn Mỹ.

Giấy khám sức khoẻ phía Hungary cho phép bạn nộp sau khi có kết quả đề cử từ phía Việt Nam, nghĩa là theo hạn nộp hồ sơ online vào 15/01 hằng năm bạn chưa phải nộp giấy khám sức khoẻ theo mẫu của Hung. Tuy nhiên, theo mình nếu bạn ở Hà Nội, bạn hãy khám luôn tại Tràng An một lần với cả hai mẫu tiếng Việt của bệnh viện và tiếng Anh của Hung (bạn in form ra rồi mang tới bệnh viện) cho tiện, bác sĩ sẽ tự điền kết quả cho bạn.

Bước 7: Đăng ký, nộp hồ sơ online

Sau khi bạn đã chuẩn bị xong mọi giấy tờ theo yêu cầu, bạn tiến hành upload các giấy tờ này (bản mềm, pdf) lên các mục tương ứng trong đơn đăng ký. Đối với phần Motivation Letter thì bạn sẽ copy nội dung thư và paste vào khung nội dung theo yêu cầu, đồng thời upload bản scan có chữ ký của thư làm minh chứng. Sau khi tất cả các nội dung đã hoàn thành, bạn thực hiện gửi đơn đăng ký và hệ thống sẽ thông báo ghi nhận.

2. Về hồ sơ nộp cho phía Việt Nam

Trước hết, các bạn hình dung rằng mọi giấy tờ các bạn chuẩn bị đều phải nộp về Cục HTQT. Hồ sơ online phía Việt Nam hiểu đơn giản là việc đăng ký thông tin và up bản scan các giấy tờ đó lên trang web tuyển sinh của Cục.

Bước 1: Tạo tài khoản trên trang tuyển sinh của Cục HTQT - BỘ GDĐT

Bạn tạo tài khoản cá nhân trên trang web tuyển sinh đi học chính thức của Cục Hợp tác Quốc tế (Bộ GDĐT) phía Việt Nam.

Link website: http://tuyensinh.vied.vn

Mục đích: Đây là tài khoản chính thức của bạn đối với việc đăng ký Học bổng đi học nước ngoài, trong đó có Hungary, do Cục HTQT - Bộ GDĐT quản lý.

Lưu ý:

Email đăng ký nên là email mà bạn dùng để đăng ký tài khoản trên DreamApply;
Mọi thông tin cá nhân bạn cung cấp để tạo tài khoản phải chính xác.

Bước 2: Tải xuống thư mục các biểu mẫu chuẩn bị hồ sơ

Sau khi Cục công bố thông bảo tuyển sinh đối với Học bổng, các bạn tìm và tải về folder chứa các biểu mẫu giấy tờ kèm phụ lục những giấy tờ cần nộp về cho Cục.
Một số loại giấy tờ cơ bản trong folder trên gồm:
(i) Phiếu đăng ký dự tuyển,
(ii) Cam kết thực hiện trách nhiệm của du học sinh (đối tượng đã có cơ quan và chưa có cơ quan công tác),
(iii) Cam kết về việc làm,
(iv) Sơ yếu lý lịch,
(v) Mẫu giấy khám sức khoẻ.
Theo mình, các giấy tờ này về cơ bản không thay đổi gì qua các năm, có thể thay đổi sau một giai đoạn 3-5 năm nhưng nhìn chung bạn có thể tham khảo trong các thông báo ở những năm trước.
Lưu ý: Số lượng giấy tờ bạn cần chuẩn bị sẽ NHIỀU HƠN những biểu mẫu có trong folder trên.

Bước 3: Điền thông tin các mẫu giấy tờ, công chứng các giấy tờ

Các bạn in các file này ra, sau đó điền thông tin theo yêu cầu của từng loại giấy tờ. Thường trong folder Phụ lục SDH sẽ có file Phụ lục 3 list toàn bộ các giấy tờ được yêu cầu trong hồ sơ

(i) Đối với phiếu đăng ký dự tuyển đi học Thạc sĩ (Mẫu 1-SDH):

Tại mục "Thông báo dự tuyển: /TB-BGDĐT ngày / /2023", bạn căn cứ vào thông báo học bổng của Cục HTQT mà điền thông tin số thông báo và ngày thông báo.

Vd. ngày 22/11/2023, Cục HTQT thông báo trên website về việc tuyển sinh đi học tại Hungary, bạn kéo xuống cuối trang sẽ thấy file đính kèm "Thông báo tuyển sinh". Bạn click vào file này để xem tệp PDF. Bạn xem phần trên cùng sẽ thấy số thông báo và ngày tháng ra thông báo (xem hình dưới). Bạn điền thông tin này vào phiếu đăng ký.

Tại mục "Mã số hồ sơ online trên trang apply.stipendiumhungaricum.hu:.........", bạn lấy ID của mình trên trang DreamApply.

Mã số hồ sơ online chính là ID profile của bạn.

(ii) Đối với các giấy tờ khác có biểu mẫu, các bạn điền thông tin theo yêu cầu (phải có chữ ký tươi).

Riêng với các bạn đã có cơ quan công tác (đặc biệt là cơ quan nhà nước) thì các giấy tờ liên quan đến xin xác nhận cử đi học, BHXH thì mình chưa có kinh nghiệm nên không tiện chia sẻ.
Các bạn nào apply theo diện tự do, chưa có cơ quan công tác hoặc đã đi làm nhưng (a) không ký hợp đồng hoặc (b) đã ký hợp đồng nhưng không đóng BHXH, thì MỌI mục liên quan đến BHXH các bạn KHÔNG cần thực hiện.

(iii) Đối với các loại giấy tờ cần bản sao chứng thực như bằng cử nhân, bảng điểm đại học, chứng chỉ ngoại ngữ, các loại giấy khen, v.v. bạn thực hiện công chứng như bình thường.

Bước 4: Khám sức khoẻ đủ điều kiện đi học nước ngoài (tiếng Việt) - bắt buộc

Bước 5: Viết thư động lực bản tiếng Việt

Thư động lực này tương tự như thư động lực bạn viết cho phía Hungary, nhưng ở đây nhằm mục đích bạn trình bày nguyện vọng, lí do và động lực nào đưa bạn đến quyết định đăng ký Học bổng Hiệp định Việt Nam - Hungary (Stipendium Hungaricum).

Thông qua thư này và hồ sơ bạn cung cấp, Cục HTQT sẽ đánh giá xem mục đích, động lực đi học của bạn có chính đáng, thuyết phục hay không bên cạnh hồ sơ của bạn có đảm bảo điều kiện hay không. Từ đó, Cục sẽ đề xuất lãnh đạo Bộ ký duyệt đề cử chính thức bạn với phía Hungary để thực hiện các quy trình xét tuyển phía Hungary.

Nội dung thư này nên có sự tương đồng nhất định đối với thư bản tiếng Anh. Tuy nhiên, đối tượng người đọc thư bản tiếng Việt là Cục HTQT, đối tượng người đọc thư bản tiếng Anh là trường bạn đăng ký tại Hungary và Quỹ Tempus, do đó nội dung cần hướng tới người đọc tương ứng. Theo mình, bạn KHÔNG NÊN dịch 100% thư tiếng Anh sang tiếng Việt rồi gửi cho Cục HTQT. Thay vào đó, bạn hãy sử dụng ý chính trong thư tiếng Anh để viết một bản tiếng Việt mới.

Lưu ý: Thư này sẽ nộp online trên trang web tuyensinh của Cục, KHÔNG nộp bản cứng. Bạn sẽ copy và paste nội dung thư động lực bản tiếng Việt vào khung yêu cầu trình bày động lực trên trang tuyensinh khi đăng ký online phía Việt Nam.

Bước 6: Đăng ký, nộp hồ sơ online

Bạn vào trang tuyensinh VIED của Cục HTQT và thực hiện đăng ký Học bổng, điền các thông tin và upload các file scan những giấy tờ được yêu cầu mà bạn đã chuẩn bị xong.

Bước 7: Nộp hồ sơ bản cứng về Cục HTQT duy nhất qua đường Bưu điện

Bạn đóng phong bì toàn bộ các giấy tờ đã chuẩn bị kèm phụ lục 3 với mọi thông tin cá nhân và tài liệu trong hồ sơ dán bên ngoài túi hồ sơ.

Bạn mang túi hồ sơ tới bưu điện và chọn gửi chuyển phát nhanh tới địa chỉ của Cục HTQT - Bộ GDĐT. Lưu ý, người nhận bạn ghi tên của chuyên viên phụ trách ứng viên đăng ký Học bổng đi Hungary: anh Trần Thanh Tâm.

Page updated

Google Sites

Report abuse